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以需求为导向深化SAP系统的应用实例

来源: 作者:陈刚 万仁明 时间:2021-01-19

ERP(企业资源计划)是对企业业财一体化管理和集成化运行的计算机管理软件系统。ERP系统的应用涉及到企业的财务管理部门、物料管理部门、销售部门等,它强调系统运行的整体集成性、数据共享与数据一致性的控制机制。ERP系统的功能可以组合成不同的业务处理流程,以适应不同业务处理模式上的变化。SAP是一款用于ERP管理的软件,SAP系统以模块化的形式提供了一整套业务措施。

普天总部ERP系统的上线运行,实现了总部业务财务的一体化管理,实现了SAP系统与IMIS统一用户管理系统、金税系统、资金管理系统的集成。ERP系统上线后,ERP运维团队以需求为导向积极开展客户化的应用开发,固化、简化、优化SAP系统的操作,提高业务人员系统操作的准确性,减少业务流程中人工检查节点,保持了系统操作的通畅性和准确性。

委托贷款业务管理平台是在SAP系统中的客户化应用开发的典型实例,操作规范简便,通过对合同信息的维护,实现企业按期自动计提利息,自动利息开票。通过统一的信息处理平台去完成每个月都发生的完全相同的业务,大大减轻了财务和业务人员的工作量,同时也提高了财务数据的准确性。下面简单介绍此平台的开发思路。

一、  委托贷款业务在SAP系统中的账务处理

委托贷款业务在SAP中涉及的账务处理主要分为两类,委托贷款本金的发放和贷款利息的账务处理。贷款利息账务处理又分为利息结算和利息计提。利息结算细分为季度利息结算,到期利息结算和年底利息二次结算,不进行利息结算的月份则需进行利息计提,下月对计提金额冲回。

委贷业务本金及利息管理工作量大,利息开票和利息计提的工作性质重复且要求极高的时效性,迫切需要构建专用的SAP平台。

二、委托贷款业务账务处理在SAP系统中固化、简化的设计思路

利息结算在系统中原有的业务流程是创建销售订单,财务审核销售订单之后,业务人员基于销售订单再创建开票申请单,财务人员再次审核,确认无误后传金税系统,在金税系统开票再传回SAP系统,生成会计凭证。在委贷业务管理平台使用之前,每季度利息开票进入SAP系统的数据采用的都是上述录入的方式,手工录入时会因为操作人员主观、客观的原因造成录入的错误,缺乏固化的SAP操作方式,导致财务人员要在系统的业务流中增加许多检查节点,如:订单检查、开票检查、收款认领检查等,严重影响财务部的工作效率。而每个合同的操作基本都是简单的重复操作。

SAP系统是自动集成化极高的软件,通过固化流程和操作规范,将基本信息一次性检查,后续系统操作全部自动化完成,提高系统操作的准确性的同时也大大降低了工作量。

利息开票创建的销售订单中,客户,利息金额和合同编码均来自委贷合同,利息的金额是通过委托贷款本金、利率、计息天数计算得出,其他字段都可以进行固化。基于这点,只需对委托贷款合同的基本信息录入系统,针对合同信息,一键生成销售订单,自动创建开票申请,自动由SAP系统传入金税系统。

三、委托贷款管理平台的基本功能

SAP系统的应用,是以业务流程为中心,开展的集成化管理工作,因此委托贷款管理平台在功能设定上,主要包括以下几方面,不同的功能通过权限进行管控。

1.委托贷款合同基本信息录入

录入委托贷款合同的基本信息:合同编号,客户编码(通过编码自动显示客户名称),名称,合同金额,利率,期限,备注信息。备注信息为选填,对委贷合同的用途进行说明。其他为必填。

2.委托贷款合同信息审核

录入的合同信息必须保证数据的正确性,这是系统完成利息的一键开票,一键计提的前提,所以在这里设置审核。录入的数据以合同编号的方式呈现在未审核栏位,双击合同编号,审核人员对录入的基本信息进行核对,如果有误就退回重新录入,正确则通过,如图一所示。核算会计依据此进行本金支付凭证的制单。

图1:委贷合同审批显示界面

3.本金支付系统内审核及凭证的回传

审批通过的委托贷款合同同样以列表的方式显示在核算会计的处理列表中,核算会计双击合同编号进行明细查看,对贷款本金制单,将凭证编号和过账日期填入相关的委贷合同明细的栏位中,对填入本金支付凭证和过账日期,系统会对金额和客户编码进行验证,通过后进入委贷业务利息的管理平台。

4.委托贷款合同基本信息的显示

显示已经完成本金发放的委托贷款合同的基本信息,信息的共享,可以高效的完成企业实时化的在线管理。

5.委托贷款合同基本信息的维护

维护的字段为业务编码,起息日期,到期日期,结束日期和备注,利息的计算和起息日、结束日期密切相关,下面对这几个字段做相关说明。

起息日期:根据委托贷款本金的发放日期,维护委托贷款起息日期,用于利息天数的计算;

到期日期:根据委托贷款本金的发放日期,维护委托贷款到期日期,用于计算本金归还逾期天数计算,如果逾期则在逾期状态栏位提示警告。

结束日期:根据委托贷款本金的归还日期,维护结束日期,停止对对委托贷款利息的计算。

6.委托贷款合同月度利息计提和冲销

填入需要计提的日期,系统会根据委贷合同维护的基本信息,按照规则自动计算计提金额,自动生成计提利息的会计凭证。当月开票则不进行利息计提。计提完成之后,下月自动冲回。

7.委托贷款合同季度利息结算

因涉及不同的计息天数的计算方式,将利息开票分为三块:

1)季度利息开票

季度结息日期为每季度的固定日期,排除当月结束的合同,执行季度利息开票时,系统将合同的开票金额列出,开票金额和实际收款金额进行比对,如有小数差异可以对开票金额进行修改,然后一键生成销售订单,自动创建开票凭证,开票申请号自动传入金税系统,如图2所示。

图2:季度利息开票显示界面

2)当月合同到期利息开票

根据委贷合同维护的结束日期计算当月到期利息天数,进行开票金额的计算,一键生成销售订单,自动创建开票凭证,开票申请号自动传入金税系统。

3) 年底二次开票

因当月已经进行了一次季度利息开票,年底结算需要,所以对结息日到12月31日进行第二次利息开票。

SAP作为一个开放的应用环境系统,以其强大功能、高度集成性、灵活性、开放性、可靠性为企业提供特定需要的业务处理流程集成的解决方案,在实际工作中,以信息系统为依托,以需求为导向开展客户化的应用开发,保证了数据信息规范化,管理业务流程的规范化,提高业务操作的集成性,为企业管理的规范化,管理水平的提升提供了保障。

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